En México la institución responsable de establecer quién está obligado a llevar la contabilidad electrónica es el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
De acuerdo a sus normativas son los siguientes:
Las personas morales, incluidas sociedades mercantiles, sociedades civiles, asociaciones y demás entidades que realizan actividades empresariales-
Esto incluye balances generales, estados de resultados y el registro de cada una de las operaciones que puedan afectar su situación fiscal.
Asimismo, las personas físicas que tengan actividades empresariales, profesionales o arrendamiento de inmuebles también deben llevar su contabilidad electrónica.
Vamos a detallar obligaciones de cada uno de ellos:
Sujetos Obligados que están obligados a llevar contabilidad electrónica
Personas morales
Las Personas Morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica de acuerdo al Código Fiscal de la Federación y sus regulaciones.
Esto incluye:
- Sociedades mercantiles: incluyendo sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo, en comandita simple, y por acciones.
- Asociaciones y sociedades civiles que realizan actividades lucrativas.
- Instituciones de crédito y organizaciones auxiliares , así como sociedades de inversión.
- Sindicatos, asociaciones profesionales y cámaras industriales o comerciales .
- Fideicomisos, cuando el fideicomitente sea quien realice las actividades empresariales.
Personas Físicas con Actividad Empresarial
En el caso de las Personas Físicas con Actividad Empresarial , están obligadas a llevar contabilidad electrónica si cumplen con los siguientes criterios:
- Ingresos superiores a $4,000,000 MXN en el ejercicio fiscal anterior.
- Realicen actividades empresariales y profesionales (incluidos los servicios profesionales).
- Reciban o expidan comprobantes fiscales a través de medios electrónicos.
- Estén inscritos en el Régimen de Incorporación Fiscal, pero únicamente si exceden el límite de ingresos mencionado.
Cada contribuyente que encaje en las categorías mencionadas debe mantener un registro detallado de sus operaciones, ingresos y egresos de forma digital, cumpliendo con los formatos y estándares establecidos por el SAT.
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Requisitos de Contabilidad Electrónica
Los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad electrónica deben cumplir con varios requisitos de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes.
Es esencial que mantengan un control meticuloso y sistematizado que cumpla con las normativas del SAT (Servicio de Administración Tributaria).
- Registro de Transacciones: Las operaciones realizadas deben registrarse de manera individual y detallada, incluyendo todas las operaciones comerciales, financieras y de otra índole.
- Catálogo de Cuentas: Es fundamental tener un catálogo de cuentas actualizado conforme a las disposiciones oficiales, codificando las cuentas para facilitar su identificación.
- Balanza de Comprobación: Los contribuyentes deberán generar mensualmente una balanza de comprobación que contenga saldos iniciales, movimientos del período y saldos finales.
- Formatos XML: Todos los registros y balanzas de comprobación deben ser enviados en el formato XML estipulado por el SAT.
- Periodicidad: El envío de la información contable deberá realizarse de manera mensual o en los plazos que el SAT disponga.
Resguardo Digital: Se debe asegurar la conservación digital de los registros contables, así como respaldar su integridad y disponibilidad para futuras revisiones.
Seguridad y Privacidad: Se deben tomar medidas para proteger los datos contables contra accesos no autorizados y garantizar la confidencialidad de la información.
Es imperativo que los contribuyentes se mantengan actualizados con las últimas disposiciones del SAT, ya que estos requisitos pueden sufrir modificaciones.
La utilización de sistemas de certificados electrónicos contables puede ayudar en el cumplimiento eficiente de estos requisitos.
Plazos y Forma de Presentación
Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad electrónica deben estar al tanto de los plazos establecidos por la autoridad fiscal.
La presentación de la información contable se realiza de manera mensual y la fecha límite se determina de acuerdo con el sexto dígito numérico del Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Calendario de Presentación:
- Sexto dígito del RFC 1 y 2: A más tardar el día 20 del mes siguiente al que corresponde la información.
- Sexto dígito del RFC 3 y 4: A más tardar el día 21 del mes siguiente.
- Sexto dígito del RFC 5 y 6: A más tardar el día 22 del mes siguiente.
- Sexto dígito del RFC 7 y 8: A más tardar el día 23 del mes siguiente.
- Sexto dígito del RFC 9 y 0: A más tardar el día 24 del mes siguiente.
Para la presentación de la contabilidad electrónica, se debe utilizar el Sistema de Presentación proporcionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
La información debe ser enviada en los formatos XML especificados, los cuales deben cumplir con el estándar técnico publicado por el SAT.
Es importante que los contribuyentes cumplan con estos plazos, ya que el incumplimiento puede resultar en sanciones.
Además, deben asegurarse de conservar copias de toda la documentación enviada y recibida, como medida de respaldo y verificación ante cualquier requerimiento futuro de las autoridades fiscales.
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Consecuencias del Incumplimiento
Cuando una entidad obligada no lleva a cabo la contabilidad electrónica, se enfrenta a diversas consecuencias impuestas por la autoridad fiscal.
Estas se centran en sanciones económicas y procedimientos legales que pueden afectar la operatividad de la empresa.
- Sanciones Económicas:
- Multas pecuniarias que pueden variar según el marco normativo aplicable.
- Recargos por la omisión en la presentación de la información contable.
- Procedimientos Legales:
- El inicio de auditorías fiscales para examinar las obligaciones tributarias.
- Posibilidad de clausura temporal de establecimientos por incumplimiento reiterado.
Además, las infracciones pueden tener un impacto negativo en la reputación de la empresa, afectando la confianza de socios y clientes.
La falta de contabilidad electrónica puede llevar a juicios fiscales prolongados y costosos.
Por otro lado, la empresa puede perder privilegios fiscales o incentivos al incumplir con sus responsabilidades contables.
Asimismo, las inversiones y el acceso a créditos podrían verse obstaculizados debido a la irregularidad en la situación fiscal.
Acciones Correctivas: Se sugiere regularizar la situación ante la entidad fiscal a la brevedad para evitar estas consecuencias.
Esto incluye implementar un programa de contabilidad electrónica actualizado conforme a las regulaciones vigentes y presentar la documentación correspondiente en los plazos estipulados.
Preguntas Frecuentes
Esta sección aborda las dudas más comunes sobre quiénes están obligados a llevar la contabilidad electrónica en México, conforme al Código Fiscal de la Federación, así como detalles sobre el proceso y su importancia.
¿Qué contribuyentes deben inscribirse en el régimen de contabilidad electrónica según el Código Fiscal de la Federación?
Los contribuyentes que deben inscribirse en el régimen de contabilidad electrónica según el Código Fiscal de la Federación son aquellos que están registrados para el pago de impuestos ante el SAT y que han sido notificados para cumplir con esta obligación.
Esto incluye grandes contribuyentes ya aquellos que superan un determinado monto de ingresos.
¿Cuál es el fundamento legal que establece la obligación de llevar contabilidad electrónica en México?
El fundamento legal que establece la obligación de llevar contabilidad electrónica en México se encuentra en el Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, junto con diversas reglas emitidas por el SAT que detallan los procedimientos pertinentes.
¿En qué consisten las facilidades administrativas para contribuyentes que no requieren enviar su contabilidad electrónica al SAT?
Las facilidades administrativas para contribuyentes que no requieren enviar su contabilidad electrónica al SAT consisten en la posibilidad de mantener registros simplificados o de entregar información de manera menos frecuente, según lo estipulado en las normativas específicas.
¿Cómo afecta la obligación de la contabilidad electrónica a las personas físicas en México?
La obligación de la contabilidad electrónica afecta a las personas físicas en México que realizan actividades empresariales o profesionales y que cumplen con ciertos criterios establecidos por el SAT, como ingresos anuales o estar clasificados en un régimen fiscal específico.
¿Cuál es la importancia de la implementación de la contabilidad electrónica para las empresas?
La implementación de la contabilidad electrónica es importante para las empresas porque facilita el cumplimiento fiscal, mejora la transparencia y permite al SAT una fiscalización más eficiente.
Además, brinda una mayor seguridad y control interno en el manejo de las operaciones de la empresa.
¿Qué procedimiento deben seguir los contribuyentes para el envío de la contabilidad electrónica al SAT?
Los contribuyentes deben seguir un procedimiento que incluye la generación de la información en formatos XML estandarizados, el uso de la Firma Electrónica Avanzada para la validación y el envío de los archivos a través del portal del SAT, en las fechas establecidas por la autoridad fiscal según el tipo de contribuyente.
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